Gesti贸n documental para empresas y autonomos

Gesti贸n documental como elemento vehicular en el desarrollo empresarial

Las empresas pueden llegar a generar una gran cantidad de informaci贸n en su desarrollo diario. No tiene por qu茅 ser documentaci贸n generada por ellos mismos, sino por el simple hecho de estar abiertos. De base, las empresas disponen de la documentaci贸n generada por sus servicios externos que permiten a esta permanecer abierta. Ejemplos de ello son聽 facturas de luz, agua, proveedores varios, etc鈥

Las ventajas m谩s destacadas cuando decidimos implantar una gesti贸n documental pueden verse a continuaci贸n:

  • Optimizaci贸n de procesos. Disponer de toda la documentaci贸n en una misma ubicaci贸n, har谩 que nos sea m谩s f谩cil obtener esta para poder realizar el proceso asociado a esta.
  • Abaratamiento en costes de producci贸n, distribuci贸n y conservaci贸n. Se ven reducidos los costes asociados a el manejo de la informaci贸n. Disponer de todas las facturas recibidas y emitidas para la realizaci贸n de la contabilidad correspondiente, puede verse afectada positivamente por el hecho de poder disponer de esta. Por lo tanto, evitaremos la posibilidad de obviar alg煤n registro por no disponer de 茅l en un momento determinado.
  • Mejora en la calidad al servicio al cliente. Dispondremos de la documentaci贸n de un cliente determinado al instante. De esta forma reduciremos el tiempo de respuesta requerido para su atenci贸n. Al reducir el tiempo de respuesta para la atenci贸n del cliente, podremos atender en un menor tiempo una mayor cantidad de clientes.
  • Movilidad de datos. Disponer de una cantidad considerable de documentos puede repercutir en el tiempo necesario para la simple acci贸n de recopilaci贸n de estos para su tratamiento. Por ello, si disponemos la documentaci贸n en una gesti贸n documental, el trasladar un documento para su uso, es inmediato. Adicionalmente, si por el motivo que sea, es necesario el acceso a la documentaci贸n des de una ubicaci贸n remota, tendremos disponibles los documentos requeridos.
  • Reducci贸n de riesgos. Disponer de documentaci贸n en formato f铆sico entra帽a de por s铆 ciertos problemas o riesgos.
    • Pueden extraviarse, con el problema asociado a la perdida documental
    • Pueden da帽arse. Si un documento se encuentra en el lugar equivocado, podemos sufrir su p茅rdida total o parcial.
    • Coste de acceso. En este formato, se requiere desplazarse hasta el lugar de almacenamiento para poder acceder a este. Adicionalmente, si es requerido por m煤ltiples usuarios, se produce un retraso en el tiempo de acceso al documento.
  • Incremento de la eficiencia. En consecuencia, de disponer en una gesti贸n documental de los documentos, m煤ltiples usuarios pueden acceder a ellos de forma r谩pida y simult谩nea.
  • Mejoras en la productividad. La suma de todas estas ventajas hace que el 铆ndice de productividad de los empleados aumente al poder realizar sus tareas de forma m谩s r谩pida y con reducci贸n de riesgos asociados a la falta de documentaci贸n.

Entidades de referencia recomiendan el uso de gesti贸n documental

Adicionalmente a las ventajas mencionadas anteriormente, cabe destacar que empresas como RICOH han realizado estudios como 鈥Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth” [PDF] en el que extraen estas mismas conclusiones. Sitios como Pymes y Aut贸nomos tambi茅n aportan buenos argumentos para considerar una gesti贸n documental dentro de la empresa.

La gesti贸n es tan vers谩til que aunque seamos aut贸nomos, extraeremos rendimiento de una Gesti贸n documental.

Edor Team Soft ha creado un software de gesti贸n documental en la nube

nuestra empresa se ha preocupado por la realizaci贸n de un programa de gesti贸n documental online para su empresa u organizaci贸n. Dado que se encuentra disponible des de cualquier ubicaci贸n de la que disponga de una conexi贸n a Internet, su acceso puede realizarse de forma casi instant谩nea.

Des del momento en que decida incorporar GDocumental en su organizaci贸n ya obtendr谩 una notable mejora en el manejo de documentaci贸n por los argumentos expuestos anteriormente.

Puede obtener m谩s informaci贸n en la ficha de producto de gesti贸n documental o GDocumental y des de nuestra p谩gina de contacto.

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